课程类别: 专业必修课
适用对象:文秘专业(3学制)
独立实践学时:26
一、实训内容及要求
本实训的内容是要求学生进入到学院各办公室,完成这些办公室的日常管理工作,主要包括:办公环境的维护、办公室电话的接听、办公室邮件和文件收发、办公室设备的使用与维护,办公室档案的整理、办公室信息收集与整理、办公室文件的制作,办公室各种管理表格的制作,办公室接待工作。
(一)实训内容如下:
1、办公室环境的维护
(1)清洁自己的责任区
(2)清洁上司的责任区
(3)检查办公室的安全隐患
2、办公室接待工作
(1)进行接待人员登记
(2)引领客人见领导
(3)协助领导接送客
3、办公室信息、文件收集整理工作
(1)收集各方面来的信息和文件
(2)整理信息与文件
(3)分类汇总信息
4、办公室文件、表格的制作
(1)制作标准文件
(2)制作各种管理表格
(二)实训要求如下:
1、办公室环境的维护
要求:求学生每天实训工作之前完成办公室清洁,整理办公室,准备好茶水,检查办公室安全,发现办公室的安全隐患会填写安全检查报告。
安全要求:使用清洁工具要按要求操作、清洁高处卫生时不站在转椅上。自己不能处理安全隐患不冒然采取措施,
2、办公室接待工作
要求:客人来访能主动有礼打招呼,站姿自然,脸含微笑,引领客人站位正确,奉茶标准,进出电梯符合礼仪,送客时给提醒客人交回接待卡、提醒客人是否遗漏物品,送客应送到电梯口,重要客人送到大门口。
安全要求:奉茶要用托盘、乘坐电梯不可跳跃。
3、办公室信息、文件收集整理工作
要求:学生能多方面收集信息,收发文件、邮件不遗漏,能将信息与文件进行整理,分类正确。
安全要求:上网不登录色情网站,使用装订机不可将手靠近刀口,外出发邮件和文件要注意交通安全。
4、办公室文件、表格的制作
要求:学生根据实训办公室领导的要求,撰写各种公文和日常事务文体,做到语言通顺、条理清楚,格式正确。各种管理表格项目合理,说明简要,填写方便。
安全要求:开机和关机按计算机规定完成,使用复印机要注意通风,发生故障时要在无通电状态下进行。
(三)需提交资料
实训结束时,学生需要提供以下资料:实训报告
二、实训过程(含步骤)
(一)办公室环境的维护
(1)清洁自己的责任区
实训过程:打开窗户,清洁自己桌面,清洁自己活动区域、清洁自己参与活动区域,清洁自己分管区域。
(2)清洁上司的责任区
实训过程:整理桌面、茶几、沙发、报夹,整理其它用具,开窗通风,打扫卫生,清洗茶杯,准备茶水。
(3)检查办公室的安全隐患
实训过程:检查门窗、检查办公用品、检查办公设备、检查用电。
(二)办公室接待工作
(1)进行接待人员登记
实训过程:制作登记表、查找预约登记表、登记客人情况、安排接待,发放接待卡。
(2)引领客人见领导
实训过程:站立,招呼客人,站客人左侧前方,转角、下楼梯提醒客人,介绍客人。
(3)协助领导接送客
实训过程:到大门口迎接客人,引导到接待室、奉茶,提醒客人带好物品、为客人开门、送进电梯、叫车(如需要)
(三)办公室信息、文件收集整理工作
(1)收集各方面来的信息和文件
实训过程:到文件柜取文件,到收发室取报纸杂志,从报纸上、各部门报来的资料上、从网站收集信息,摘要信息和文件要点,或作好信息点标记。
(2)整理信息与文件
实训过程:将信息分类,按重要程度分好,装在不同颜色文件夹中。
(3)分类汇总信息
实训过程:做信息目录、做信息册封面,写信息说明,信息电子化。
(四)办公室文件、表格的制作
(1)制作标准文件
实训过程:写公文,审核,设置格式,编写文号,印发。
(2)制作各种管理表格
实训过程:明确要求,设计项目,撰写说明,制作模板,存在打印。
三、实训报告的编写指导
1.实训报告内容上要求详实,重点突出,语言通顺,结果合理。
2.格式上有实训项目、实训目的、实训内容、实训过程、实训结果自我评价、实训单位评价。
3.报告的评分标准从形式与内容两方面评价,内容占60%,形式占40%。
四、实训学时分配
学时分配: 实训教学总学时数为26学时,其中讲授学时1,实操25。